Selasa, 08 Desember 2009

Supervisi Efektif

Supervisi Efektif

Untuk melakukan tugas Anda dengan baik,
diperlukan berbagai keterampilan, bukan saja keterampilan teknis,
tetapi juga keterampilan supervisi. Dengan supervisi, Anda dapat
memberikan inspirasi kepada anak buah untuk bersama-sama
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dengan jumlah lebih banyak, waktu
lebih cepat, cara lebih mudah, dan hasil yang lebih baik daripada
jika dikerjakan sendiri.

Bagaimana kunci supervisi yang efektif, sehingga dapat merealisasikan
rencana besar dengan sukses? R. Keith Mobley dalam artikelnya "The
Keys to Effective Supervision" mengemukakan beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam menerapkan supervisi efektif.


CIRI-CIRI SUPERVISI EFEKTIF
Untuk melakukan supervisi efektif, terlebih dahulu seorang supervisor
perlu mengetahui ciri-ciri dari supervisi yang efektif. Karena ciri-
ciri inilah yang akan dijadikan panduan dalam mengembangkan
keterampilan supervisi, dan dalam pengambilan keputusan sehubungan
dengan tugas-tugas supervisi seorang pemimpin.
Delegasi. Tugas utama seorang kapten kapal adalah menakodai kapal
tersebut sehingga bisa terus melaju ke arah yang benar, yaitu ke
tempat tujuan yang telah ditetapkan. Jika kapten kapal melakukan
semua pekerjaan di kapal tersebut sendirian (misanya: membersihkan
dek, mencuci, memasak, memeriksa dan merawat mesin, menutupi
kebocoran di sana sini), maka ia tidak akan ada waktu lagi untuk
mengemudikan kapal karena ia terlalu sibuk melakukan segala
sesuatunya sendirian. Ia tidak akan ada waktu lagi untuk melihat ke
arah mana kapal melaju, karena perhatian dan tenaganya sudah sangat
terkuras melakukan hal-hal yang sebenarnya bisa dikerjakan anak
kapal. Demikian pula dengan seorang manajer, supervisor atau pimpinan
unit, ia harus bisa membawa timnya ke target yang telah ditetapkan.
Dengan keterbatasan waktu dan tenaga, akan lebih efektif jika kita
mendelegasikan sebagian tugas-tugas, terutama yang bersifat teknis
lapangan kepada anak buah. Jadi, tugas-tugas lapangan lainnya, perlu
didelegasikan kepada anggota tim.

Keseimbangan. Seorang pimpinan diberikan otoritas untuk mengambil
keputusan dan memberikan tugas kepada orang-orang di bawah
tanggungjawabnya. Otoritas ini harus digunakan dengan tepat, artinya
manajer atau supervisor harus menyeimbangkan penggunaan otoritas
tersebut. Ia perlu tahu kapan harus menggunakan otoritas ini, dan
kapan harus menahan diri dan membiarkan anak buah bekerja dengan
mengoptimalkan kreativitas mereka. Keseimbangan juga mengacu pada
sikap yang diambil oleh seorang pemimpin, kapan harus bersikap tegas,
dan kapan harus memberi kesempatan pada anak buah untuk menyampaikan
pendapat.

Contoh. "Example is the best policy." Mungkin prinsip inilah yang
penting untuk diterapkan dalam melakukan tindakan supervisi.
Seringkali kata-kata saja kurang efektif sulit untuk dimengerti, maka
dalam kondisi seperti ini tindakan yang paling tepat adalah dengan
memberikan contoh konkret bagaimana bersikap dan bagaimana melakukan
suatu tugas. Supervisor juga harus menyadari bahwa anak buah akan
melihat dan mengamati tingkah laku pimpinan mereka sebagai pedoman
tingkah laku di tempat kerja. Jadi jika manajer atau supervisor
menginginkan anak buah untuk disiplin dalam waktu, sang pimpinan pun
harus memperlihatkan contoh konkret dalam menerapkan disiplin waktu,
misalnya tidak datang terlambat, menyelesaikan tugas sesuai deadline,
atau jika mungkin sebelum deadline.

Jembatan. Seorang supervisor atau manajer merupakan jembatan antara
staf yang mereka pimpin dengan manajemen puncak. Jadi ia harus bisa
menyampaikan keinginan, usulan karyawan pada pihak manajemen.
Sebaliknya, ia pun harus bisa menyampaikan visi dan misi yang telah
ditetapkan, serta keputusan-keputusan lain yang telah dibuat orang
manajemen puncak untuk diketahui oleh para karyawan yang menjadi
anggota timnya. Kondisi seperti ini sering memojokkan sang manajer,
baik dari segi karyawan maupun manajemen. Untuk itu, manajer atau
supervisor harus bisa menerapkan prinsip keseimbangan dalam bersikap
dan mengambil keputusan agar adil dan bisa "menemukan" kepentingan
staf dan juga pimpinan.

Komunikasi. Ciri sukses lain yang sangat penting dalam melakukan
supervisi efektif adalah kemampuan komunikasi. Komunikasi di sini
bukanlah komunikasi satu arah (memberikan tugas-tugas saja), tetapi
yang terlebih utama adalah komunikasi multiarah, yang juga mencakup
kemampuan mendengarkan keluhan, masukan, dan pertanyaan dari
karyawan. Dalam mengkomunikasikan tugas-tugas, supervisor perlu
menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh orang yang harus
melaksanakan tugas tersebut, bahasa yang sejajar dengan kemampuan dan
cara berpikir anak buah.


KETERAMPILAN SUPERVISI
Setelah mengenal ciri-ciri supervisi yang efektif, yang perlu Anda
ketahui juga adalah keterampilan yang diperlukan dalam melakukan
supervisi yang efektif tersebut.

Keterampilan teknis. Dalam memberikan pengarah pada anak buah untuk
melakukan pekerjaan, seorang supervisor perlu memiliki keterampilan
teknis yang cukup yang menyangkut teknis penyelesaian pekerjaan di
unit yang terkait.. Supervisor di bidang IT perlu memiliki
pengetahuan dan keterampilan IT yang cukup untuk memberikan
pengarahan. Supervisor di bidang pemasaran asuransi, perlu mengetahui
benar produk-produk asuransi dan cara-cara praktis dan efektif untuk
memasarkan produk-produk asuransi tersebut. Jika dirasa masih kurang,
supervisor perlu meningkatkan diri sebelum membantu anak buah untuk
meningkatkan diri mereka.

Keterampilan administratif. Keterampilan ini antara lain mencakup
pengetahuan dan keterampilan membuat mematuhi prosedur operasional,
peraturan atau pedoman perilaku yang berlaku, membuat laporan dinas,
laporan bulanan, menyusun anggaran, membuat proposal, dan melakukan
pekerjaan administratif lainnya yang sesuai dengan jenis pekerjaan
yang ditekuni. Keterampilan ini seringkali dilupakan oleh perusahaan
ketika mempromosikan seseorang sebagai manajer atau supervisor.
Umumnya para manajer atau supervisor baru hanya diberikan training
untuk memantapkan keterampilan teknis dan meningkatkan keterampilan
manajerial, tanpa memperhatikan keterampilan administratif.
Keterampilan interpersonal. Keterampilan ini menuntut seorang
supervisor untuk mengelola hubungan baik dengan berbagai pihak (anak
buah, karyawan dan manajer di divisi lain baik yang terkait langsung
ataupun tidak langsung, supplier, klien, pimpinan perusahaan, dan
karyawan lainnya).

Keterampilan ini juga mencakup kemampuan menangani
konflik di tempat kerja, menangani karyawan yang sulit diajak bekerja
sama. Supervisor atau manajer yang memiliki keterampilan ini akan
lebih mudah menggalang dukungan dari berbagai pihak untuk mendukung
keputusan yang dibuat dan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan,
serta mencari solusi dari masalah-masalah yang dihadapi.
Keterampilan membuat keputusan.

Seorang manajer atau supervisor
diberikan tanggung jawab untuk membuat berbagai keputusan di
departemen atau divisi yang dipimpinnya: keputusan menunda sebuah
pekerjaan, memulai sebuah pekerjaan, menentukan apakah pekerjaan bisa
diselesaikan oleh sumber daya manusia yang ada atau butuh bantuan
konsultan dari luar. Semua keputusan ini akan mempengaruhi kelancaran
jalannya kegiatan operasional dan berdampak pada tercapainya target
yang telah ditetapkan. Jadi seorang supervisor perlu membekali diri
dengan keterampilan yang penting ini, misalnya mengembangkan
keterampilan untuk mengambil keputusan yang didasarkan pada informasi
yang berhasil dikumpulkan (information –based decision making), baik
melalui data statistik ataupun hasil survei lainnya, metode keputusan
yang didasarkan pada penyelesaian masalah (problem-based decision
making), dan pengambilan keputusan yang didasarkan pada hasil (result-
based decision making).


PERANAN MANAJERIAL
Selain ciri-ciri supervisi efektif, keterampilan yang dibutuhkan
untuk melakukan supervisi efektif, seorang manajer atau supervisor
juga perlu mengenal peran manajerial yang harus dilakukannya sebagai
seorang supervisor atau manajer. Peran-peran ini mencakup kegiatan-
kegiatan perencanaan, pengorganisasian, evaluasi dan pengawasan,
serta implementasi.

Perencanaan. Untuk mencapai target, diperlukan rencana yang dapat
memetakan sukses. Rencana ini harus dibuat dari yang global sampai
yang rinci, sehingga mudah untuk memvisualisasikan pencapaian target
di masa depan. Pembuatan rencana menjadi kompleks karena mencakup
rencana kerja dan interaksi antaranggota tim yang perlu diatur
sedemikian rupa sehingga tidak saling menjegal, melainkan saling
mendukung untuk mencapai target. Perencanaan juga perlu memperhatikan
keterbatasan sumber daya yang dimiliki dan keterbatasan waktu yang
dialokasikan untuk mencapai target yang telah ditentukan.

Pengorganisasian. Karena banyak pekerjaan yang harus dikerjakan oleh
sebuah tim yang merupakan kumpulan dari beberapa orang, supervisor
atau manajer perlu melakukan pengorganisasian orang, tugas, waktu,
dan fasilitas yang diperlukan. Dalam menjalankan fungsi ini,
supervisor atau manajer perlu menempatkan orang yang tepat di
pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan, minat orang tersebut
(staffing). Pekerjaan ini juga menuntut supervisor untuk membuat time
table (scheduling) untuk mengatur lalu lintas orang dan kegiatan agar
tidak ada yang bentrok.

Implementasi. Langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan rencana
yang sudah dibuat sesuai dengan pengorganisasian yang telah
ditetapkan, serta memperhatikan titik-titik evaluasi yang telah
ditentukan. Untuk itu perlu disusun berbagai skenario implementasi
yang sesuai dengan rencana dan jenis pekerjaan yang harus
diselesaikan. Misalnya, implementasi bisa dilakukan dengan menerapkan
alternatif skenario optimis, skenario kondisi normal, dan skenario
pesimis (Jika ternyata kondisi yang dihadapi sangat mirip dengan
skenario optimis, maka yang bisa dipilih adalah alternatif
implementasi yang optimis).

Evaluasi dan pengawasan. Setelah rencana disusun, orang-orang,
kegiatan, dan sumber daya lain diatur sedemikian rupa, dan strategi
implementasi dipilih, langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi
dan pengawasan atas pelaksanaan tugas-tugas. Evaluasi dan pengawasan
ini tidak hanya dilakukan pada satu titik saja (titik awal, atau
titik akhir), melainkan dilakukan secara reguler di beberapa titik
sepanjang perjalan menuju target. Fungsi dari evaluasi dan pengawasan
ini adalah untuk melihat apakah semua kegiatan sudah berjalan dengan
lancar dan menuju ke arah yang benar, yaitu pencapaian target. Jika
ternyata ada penyimpangan atau hambatan, bisa segera diketahui dan
dapat ditindaklanjuti dengan melakukan penyesuaian, ataupun penerapan
alternatif ataupun rencana "B". Hasil evaluasi dan pengawasan ini
perlu disampaikan pada pihak-pihak yang terkait agar penyesuaian yang
diperlukan bisa segera dilakukan.

Mengenal ciri-ciri supervisi efektif, memiliki keterampilan supervisi
yang diperlukan, serta memahami dan menjalankan peran manajerial,
seorang supervisor sudah memiliki bekal untuk melakukan tugas
supervisi dengan efektif. Bekal ini akan berguna jika diterapkan
bukan hanya direnungkan saja.

Jika Anda baru menjadi seorang supervisor atau manajer, coba terapkan
apa yang Anda rasa cocok untuk Anda. Selamat mencoba.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar